Големите качествени преобразования, които се осъществяват в народ-ното стопанство при изграждането на материално-техническата база на развитото социалистическо общество, поставят нови изисквания към внедряването на електронноизчислителната техника в управлението. Натрупаният в нашата страна опит (макар и неголям) в това направление показва, че ефективно приложение на ЕИМ може да бъде осъществено само ако непосредствената цел на внедряването се състои в създаване на ефективна система на информация. Именно чрез решаването на тази задача най-лесно може да се достигне до рационално натоварване и използуване на изчислителната техника, до съществено подобряване на организацията на вземане на решения и структурата на управление в отделните звена и в народното стопанство като цяло.
Документите като основен носител на информация и документообороты като изразител на голяма част от информационните връзки и взаимо-отношения в икономическите системи са неразделна част от техните си-стеми на информация, но имат и свои специфични особености. Тези особености се определят от изпълняваните от тях организационно-правни функции, тясно свързани със спецификата, условията на възникване и развитие на звената и обектите в икономическите системи. Поради това документите и документооборотът е целесъобразно да се разглеждат отделно от проблемите на информационния език и кодирането, като се отчита влиянието на последните върху формирането и използуването им.
Разнообразието на отразяваните икономически обекти и явления и особено разнообразието на организационните способи за преобразуване на информацията в съществущите системи за управление довежда съответно и до наличието на изключително голямо количество на разнообразни документи — носители на информация в тези системи. Тенденцията за увеличаване на разнообразието и количеството документи води до осъществяването на следните трудности и недостатъци при автоматизацията на управлението:
— необходимост от самостоятелна (индивидуална)обработка на документите поради съществените различия в тях;
— неспазване на необходимата за машинна обработка на информацията последователност на записване на данните в документа;
— липса на фиксирани (с белези за машинна обработка) полета и разхвърляне на подлежащите на перфорация зони по целия документ, поради което трудно се намират;
— липса на специфичните данни, необходими за цялостен контрол на обработката на информацията в ЕИМ;
— сложност в реда за внасяне на изменения в документите и др.
Големи трудности възникват и при използуването на документите за вземане на управленски решения и «ръчна» обработка във връзка с трудното намиране и възприемане на необходимата за целта информация, неритмичното им движение, различното тълкуване на съдържащата се в тях информация и пр.
Принципът на унификация се състои в повишаване на нивото на организацията на системата от документи посредством комплекс от правила и дейности за създаването на уеднаквени документи, свързани със сродни или еднакви функции в различните управленски звена. Като усъвършен- ствува действуващите в момента документи и създава нови по съдържание и форма, начин на обработка, използуването и съхраняване, унификацията способствува за намаляване на разнообразието и повишаване на стабилността на данните, с което се повишава тяхната надеждност, точност и необходимост. В по-широк смисъл унификацията засяга и уеднаквяването на методите и дейностите при проектирането на системите за управление. Като цяло тя трябва да се базира върху единна методологична и организационна основа, отчитаща връзката между нея и дейността на унифициране на показателите и изграждането на единен информационен език.
Разглеждането на унификацията като принцип на организация на информацията предполага най-вече разкриването на нейните елементи, принципни положения и пътища за осъществяване.
Задължителни елементи на унификацията са типизацията, рацио-нализацията, систематизацията, класификацията и стандартизацията на документите.
Типизацията е дейност по събирането и установяването на определени най-добри типове (образци) документи и задължителното им внедряване в практиката. В икономическите системи е необходимо типизацията да обхване не само документите, в които се регистрира информация за социално-икономическите процеси и явления, но и документите по проектирането и внедряването на съвременни системи за управление и организацията на машинната обработка на информацията. Това би довело до рязко намаляване на разнообразието и объркването в документалната система и подобряване на работата по изграждане на АСУ.
Рационализацията е дейност по усъвършенствуването на съдържанието и формата на документите — носители на информация. Тя обхваща процесите и способите, които осигуряват рационална структура на документите и най-резултатно разполагане на показателите в тях.
Систематизацията цели подреждането и разпределението на доку-ментите по предварително зададени определени признаци и отстраняване по този начин на възможността за дублиране на документи или на част от съдържащата се в тях информация.
Класификацията е дейност по подредено разполагане на елементите на документа съгласно установени принципи и взаимовръзки. Тя е свър-зана с останалите дейности и създава предпоставки за структурирането на документите. По предварително зададени признаци може да се класи-фицират и самите документи, което ще представлява част от систематизацията.
Стандартизацията предполага установяването и спазването на единни и задължителни норми и изисквания при проектирането на документите. Очевидно е, че без останалите дейности по унификация на документите стандартизацията е невъзможна и в този смисъл тя е завършващо звено, което издига даден документ до положението на стандарт за отразяване на възпроизводствените и управленски дейности.
За унификацията на системата от документи и документооборота в икономическите системи е необходимо да се спазват определени принципни положения, които изискват единство в правилата за съставяне, оформяне и организация на документите и обвързаност с останалите принципи на организация на информацията.
Единството в правилата за съставяне, оформяне и организация на документите е необходимо както при определянето на съдържанието и реда за разполагане на необходимите от гледна точка на информационните потребности реквизити върху полето на документа, така и при движението на документите в различните нива на управление. Различните нива не бива да внасят изменения в начина за създаване и използуване на документа. Това би облекчило значително кореспонденцията между източниците на възникване и обработка и звената, които ползуват данните, защото се опростява пренасянето на информацията от един документ върху друг и изготвянето на обобщени (сводни) документи. Ограничава се и числото на съдържащите се реквизити, без да се изменят информационните потребности.
Като важно единно правило при унификацията на документооборота трябва да се разглежда постигането на значителен икономически ефект в резултат на усъвършенствуването както на самите документи, така и на връзките и взаимоотношенията в икономическите системи. Поради това при конкретното определяне на изискванията към документите в дадена икономическа система основен критерий трябва да бъде тяхната икономическа целесъобразност.
За построяването на унифицирани документи особено значение има създаването на единен модел на документа. Той се разработва, като се отчитат особеностите на дейностите и функциите, които регистрираната в него информация ще отразява. Като се използува този модел, с помощта на т. нар. фиксирани полета аналогичната информация винаги се разполага в едни и същи зони. Този подход позволява най-широко да се използуват възможностите на изчислителната техника. Снижават се разходите на труд и средства, тъй като процесите на обработка освен че се опростяват, се тип изират, no-големи са възможностите за визуално възприемане на информацията. Най-добрият случай е, ако построените с помощта на единен модел документи могат да се вкарват непосредствено в ЕИМ. Такива са например разработените и използувани при преброяването на населението в СССР специални документи, които се обработват с помощта на ЕИМ «Минск-32».
Тук трябва да се отбележи и това, че при създаването на единен модел на документа задължително трябва да се имат пред вид и технологичните особености на информационния процес. Те предполагат три групи документи — с ръчна обработка на данните, с машинна обработка и смесени документи, всяка от които изисква своя модификация на единния модел.
В единния модел трябва да се предвиди възможност за внасяне на всички типови текстове върху бланките на документите, като се използуват широко възможностите за централизираното им отпечатване. За единния модел на документите може да се посочи това, че данните, които се използуват за получаването на сводни показатели чрез многократна обработка, трябва да бъдат регистрирани еднократно, т. е. системата от документи трябва да отговаря на изискванията на комплексната обработка на данните. Използуването на тези възможности снижава себестойността на изготвянето на формите, разходите на труд на попълването и обработката им, спомага по-лесно да се възприема съдържащата се в тях информация и да се ограничава допускането на грешки.
Принципът на унификацията на документите и документооборота е тясно свързан с принципа на еволюционност и приемственост в органи-зацията на информацията. Това предполага определена последователност в унифицирането на документите, която се ограничава с разработване в началото само на най-общите изисквания към правилата за съставяне на документите, разполагане на реквизитите върху тях и някои други общи характеристики. Впоследствие унификацията се детайлизира — неин обект стават документите по групи, видове и дейности в първостепените подсистеми на АСУ. За всяка от тези групи трябва да се разработят стандартни форми и нормативи за създаването на документите, като самите нормативи се разработват така, че осигуряват единство в правилата за изготвянето, движението и използуването на документите.
Обвързването на унификацията с принципа на еволюционност в орга-низацията на информацията предполага също национализирането и усъ- вършенствуването на системата от документи да се съобразява със съз-дадените традиции. Рязкото изменение на традициите при оформянето на документите може да се отрази отрицателно върху управленческата дейност. Поради това до внедряването на единния модел са възможни компромисни варианти и решения, които да не регламентират еднозначно съдържанието и вида на носителя на информация. Това ще осигури както експериментирането на единнния модел, така и осигуряването на управ- ленческите функции с необходима информация чрез използуването на традиционните методи и документи. При следващите етапи от работа по унификацията изискванията, предявявани от модела, стават по-строги, вариантите за оформяне и допустимите отклонения намаляват.
Етапността като принципно положение при унификацията на доку-ментите в икономическите системи трябва да позволява обвързването на дейностите и на индивидуалните методи за унификация в конкрет-ните икономически системи в общите правила за съставяне и оформане на документите и с принципа на еволюционност. При това унификацията е необходимо да се разглежда като етапен процес, съответствуващ на разгледаните етапи на анализа и синтеза на системите за управление. На всеки етап се извършват определени дейности, които в своята съвкупност представляват унификацията.Така на етапа на проучването проектантите разполагат с по-общи данни за системата на управление, които в процеса на анализиране позволяват да се разкрият възможностите за развитие на системата от документи, за тяхната систематизация и класификация.
При проектирането се извършва качествена оценка на параметрите, които дават всестранна характеристика на структурата и съдържанието на документите на изходната система и приложимостта им. За това определяне на приложимостта съдействуват преди всичко данните, които дава информационния и функционален модел за потребностите от информация. 1 Точните данни за взаимовръзките, движението на документите в бъдещата система и особеностите на техническите средства позволяват да се формират конкретните правила за унификация във вид на методи, норми и др. Подготвят се условия за създаването на варианти на унифицираните документи.
Точните граници на експериментирането е трудно да се установят, но негова цел е изпробването на конкретния вариант «единен модел», резултатът от което определя утвърждаването му като задължителен в системата. Това трябва да се потвърди с подготовката и приемането на съответни стандарти.
Като резултат от реализацията на разглежданите етапи и използу-ваните методи могат да се разграничат няколко нива на унификация в зависимост от влиянието й върху организацията на информационната система.
Първичната унификация на формите и съдържанието им се състои в отстраняване на излишните елементи в документите и документооборота и частично намаляване на разнообразието им, деградиращо системата и водещо до големи разходи за подготовка, обработка, съхраняване и използуване на информацията.
Като второ ниво на унификация може да се разглежда поелементната унификация, свързана с въвеждането на регламенти и специални ограничения, които позволяват да се задържа стихийното увлечение на разнообразието от документи и да се повиши стабилността им. Следователно регламентът и ограниченията изпълняват функцията на своеобразен филтър в информационната система. Като примери в това отношение могат да се разглеждат стандартизацията на наименованията на показателите, заглавията, таблиците за документите и др.
Следващото ниво на унификацията предвижда усъвършенствуване на документацията и подобряване на организацията в системата от доку-
менти. Тук с пълна сила се разгръщат типизацията, стандартизацията и систематизацията на документите и показателите с използуването на най-добрите научно-технически решения. Като пример може да послужи разработването на типови документи за еднородни по своята същност операции и задачи в различни обекти на системата, стандартни бланки за отразяване на банкови, счетоводни и финансови операции и др. За това равнище на унификация е необходим единен информационен език вътре в системата, който дава еднозначно тълкуване на понятията, показателите и други елементи, отразяващи операциите в нея.
Последно ниво е системната унификация,която установява взаимна връзка между организационния,методичен и методологичен елемент в дейностите по усъвършенствуване на документацията на основата на единните правила, отразяващи изискванията за оптимална динамична организация на информационните съвкупности и процеси в системата. Така построената система от документи трябва да има единна за цялата система структура и агрегиран характер по отношение на методите и средствата за обработка и да осигурява ефективно взаимодействие с възможните висшестоящи или съседни звена във външната среда. Това означава, че за системната унификация е необходим единен информационен език в икономиката и че тя е свързана с решаването на въпросите по организация на труда, методите за управление и унифицирането на методичните материали по усъвършенствуване на системата.
Системната унификация на документите позволява построяването на унифицирани информационни масиви в паметта на ЕИМ, използуването на унифицирани алгоритми и стандартни програми при комплексната обработка на информацията. На мястото на индивидуалната обработка на информация на отделните клиенти възникват блокове, например блок «вход», блок «изход» във връзка с рационализацията на документооборота.
При системната унификация се решават и общосистемни въпроси, свързани с документите. За унификацията на документите е необходим глобален модел на системата, определените с него цел, функции, пътища за построяване и развитие на системата, критерии за ефективност, области на допустими и желателни решения и др. Те подпомагат формирането на съответните изисквания,които унифицираната система от документи трябва да удовлетворява. Само така системата от унифицирани документи ще бъде едновременно средство за информационно осигуряване в системата за управление и елемент на автоматизираната обработка на информацията.
Съществуващите документи в нашата икономика, които отразяват различни стопански дейности и икономически явления от позициите на унификацията, могат да се разделят на:
— Унифицирани и частично подготвени за унификация. Такива до- документи, които са единни и задължителни за регистриране на инфор-мацията в национален мащаб. Има редица такива документи (статисти-чески, банкови, касови и др.), в които съществува строго установен ред за разполагане на реквизита, единство в оформянето, обработката и из-ползуването им.
— Неунифицирани, но поддаващи се на унификация. В АСУ на пред-приятията, организациите и обединенията такива са първичните и резул-татни документи, които отразяват еднородни по характер стопански дейности. Това са необхванати засега от системата на машинна обработка
документа, чието включване е необходимо за по-оптималното за-доволяване на информационните потребности и може да стане чрез уни-фикацията.
— Подлежащи на ведомствена унификация. Това са документите,
които фиксират информация за специфични за даденото звено на управ-ление дейности и поради това тяхната унификация не надминава това ниво. Такива,са редица документи, свързани с регистриране на информа-цията по движението на материалните потоци.
— Други документи, неподлежащи на унификация. Това са нетипични
документи, които поради характера на зарегистрираната в тях инфор-мация не са масови. Те обикновено възникват еднократно и унификацията на повечето от тях едва ли е необходима.
Досега у нас въпросът за организацията на унификацията на доку-ментите и документооборота като въпрос от национален мащаб не е решен, а се предвижда локална унификация от различни ведомства във връзка с машинната обработка на информацията им. Така организирана, унификацията дава известни резултати, но недостатъците, които произтичат от липсата на единна методика и координиране, пречат за постигането на съществен икономически ефект.
Първи опит за поставяне на този проблем в рамките на цялото народно стопанство и изясняване направлянията за решаването му се прави в идейния проект за изграждане на единна система за социална информация в нашата страна. Чрез неговото доуточняване и реализиране унификацията трябва да обхване всички първични документи във всички сфери и отрасли на народното стопанство и постепенно да се постави в една организационна и методическа основа. Очевидно това е сложна, продължителна и трудо- поглъщаща работа, но при наличието на съответна информационно- материална основа тя ще доведе до създаването на единна система от документи. В информационната страна на тази основа освен различните информационни, алгоритмични и програмни езици трябва да влезе още и систематизирането на базата от данни, които характеризират физическата и смислова същност на действуващите в страната документи, в съответен регистър на документите. Без такъв национален регистър работата ще има откъслечен характер и няма да се осигури комплексност при обоб-щаването на отделни документални съвкупности в интегрираната система от документи.
В посочения идеен проект се предполага създаването на такъв на-ционален регистър на документите, който ще представялава съвкупност от информационни масиви, предназначени за обработка с ЕИМ, съдържащи описателни данни (характеристики), форми от документи на книжни носители (без перфокарти) и данни за движението на документите. Така създаден, регистърът ще позволи комплексно анализиране на съществуващите документи и движението им в сферата и отраслите на народното стопанство, формирането на срочни и достоверни данни, необходими за интегрирането на различните системи от документи в единна система, лесно и достоверно актуализиране на документите.
Статията е част от бюлетин „Автоматизация на производството и управлението“
бр. 11-12 / 1974 г.
